Как создавать сертификаты участия с помощью G Suite
Важное дополнение: сейчас основа этой статьи, расширение Slides Merge, деактивировано, потому что ещё не прошло проверку Google на безопасность. Статья почти бесполезна, потому что у этого расширения нет аналогов. Но я хочу сделать либо копию расширения, либо вы и я можете (если у вас есть GitHub), написать в Issues проекта и может быть, разработчик поможет ускорить процесс ревью и исправит ситуацию: https://github.com/brucemcpherson/SlidesMerge/issues
В предыдущей части я рассказал про старый способ создания сертификатов участия — т.е. грамот — с помощью LibreOffice. Этот способ следует признать устаревшим: благодаря последним нововведениям в G Suite появилась возможность, создав только два документа сгенерировать столько сертификатов, сколько необходимо. Автоматизация.
Если вы любите смотреть видео, то специально для вас я сделал инструкцию, но отмечу, что текст в блоге получился несколько подробнее, чем видео.
Итак, давайте рассмотрим, как устроен данный процесс.
01. Создание шаблона в Google Slides
Создайте новую презентацию. В меню Файл выберите пункт Настройки страницы. Появится окошко с выбором размера — выберите Другой и установите размер, равный 21 x 29.7 см (формат А4).
Второй этап —добавление текстовых блоков и вставка факсимиле (копии подписи директора), печати учреждения. В нашей школе мы не используем печать, т.к. иногда грамоты формата A4 печатаем в размере A5, из-за чего печать будет выглядеть крошечно и “не по-настоящему”.
Наконец, последний этап: установка фона. Фон можно установить через кнопку Фон на панели инструментов, но этому способу свойственен недостаток: изображение, не равное по соотношению сторон размерам презентации окажется сжато или растянуто. Более адекватным вариантом является вставка изображения, которое затем можно настроить удобным образом.
Чтобы расположить изображение за текстом, в контекстном меню выберите Переместить — Назад.
Кроме того, если изображение слишком яркое и текст на его фоне читается плохо, его насыщенность, яркость и даже тон можно поменять. Это делается в панели Параметры форматирования.
Как вы заметили, поля сертификата, которые будут меняться — имя и номинация — заключены в фигурные скобки. Зачем это нужно, рассмотрим далее.
02. Создание списка в Google Sheets и генерация сертификатов
Наш список должен содержать столбцы, заголовки которых идентичны заключённым в фигурные скобки полям в шаблоне сертификата. Именно так программа будет определять, куда надо заносить данные из каждой строки.
Мы создадим грамоты для нобелевских лауреатов 2017 года. Работу по автоматическому заполнению шаблона выполнит расширение. Таких в магазине дополнений несколько, я предлагаю использовать SlidesMerge.
Сначала откройте меню Дополнения ❶ (см. ниже) и выберите Установить дополнения. В поиске наберите SlidesMerge, установите и дождитесь запуска. Когда дополнение будет готово, появится раздел настроек. В пунке Presentation template выберите сделанный вами шаблон ❷, а в качестве Result folder — папку на Диске, где будет создана сгененированная презентация ❸. Последнее, что осталось — нажать кнопку Merge ❹.
Практически моментально в выбранной вами папке сгенерируется файл “slides-merge-result” — впрочем, его название можно установить во вкладке Settings окна дополнения. В той же вкладке можно указать, из какого диапазона берутся данные (мы по умолчанию используем все).
03. Конвертирование и разбиение на отдельные файлы
Поскольку документ сгенерирован один, его нужно разделить на отдельные файлы. Достигнуть этого можно несколькими путями. Так, создать отдельные изображения можно с помощью CloudConvert (я думаю, каждый подключил это расширение на своём Диске). В этом случае создаётся папка, куда картинки будут загружены по отдельности.
В случае же, если вы хотите опубликовать грамоты в формате PDF, следует скачать (или сконвертировать презентацию всё тем же CloudConvert) в один PDF-файл, а затем разбить его с помощью сервиса SmallPDF. В меню сайта нужно выбрать Split PDF, загрузить файл и выбрать Extract every page into a PDF.
Файлы из скачанного и распакованного архива мы снова загружаем на Диск — и вуаля! Готовый результат вы можете увидеть по ссылке. Выполняя всего несколько действий мы имеем возможность генерировать сотни сертификатов, и это невероятно экономит время по сравнению с ручным внесением данных.
Всем, кто дочитал до конца, я хочу подарить два шаблона, которые можно свободно использовать в ваших образовательных проектах: пожалуйста, первый и второй. Чтобы воспользоваться ими, добавьте эти документы на свой диск и сделайте копию — у вас появится возможность редактировать.
На этом всё. Надеюсь, эта инструкция была вам полезной!
